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Kassenbelege aus JTL-POS und LS-POS in Lexware Office importieren

Zwei Kassensysteme, ein Ziel: dass die Belege aus dem Ladengeschäft am Ende sauber in Lexware Office landen. Wie der Weg konkret aussieht, wo die Stolpersteine liegen und welcher Schritt sich nicht automatisieren lässt, egal wie viel Software man darauf wirft.

Von Henning Schröder ~9 Min. Lesezeit
TL;DR

Für die JTL-Wawi gibt es zwei Kassensysteme: JTL-POS von JTL selbst und LS-POS von Luwosoft. JTL-POS läuft auf Android, kostet bei der ersten Kasse nichts und pro weiterer ERPConnected-Kasse 29 € im Monat. LS-POS läuft auf Windows, ist ab 299 € als Starter-Edition zu haben und schreibt direkt in die JTL-Wawi-Datenbank. LS-POS legt seine Belege automatisch als Rechnungen in der Wawi an. JTL-POS nur dann, wenn der Betriebsmodus ERPConnect aktiviert ist; ohne ERPConnect bleibt der Bon ausschließlich in der Kasse. Sobald die Rechnung in der Wawi liegt, wandert sie über intercon-systems automatisch nach Lexware Office. Eine Sache bleibt komplett manuell: die Bargeldbewegungen im Kassenbuch von Lexware Office. Die Lexware-Office-Kasse ist ein elektronisches Kassenbuch, keine Registrierkasse, und einen CSV-Import gibt es nicht. Bareinlagen, Barentnahmen und der Bargeldtransfer zur Bank werden weiterhin von Hand erfasst.

Kassenbelege aus JTL-POS und LS-POS in Lexware Office

Zwei Kassen, zwei Welten

Wer mit JTL-Wawi arbeitet und zusätzlich ein Ladengeschäft betreibt, steht früher oder später vor derselben Frage: Welches Kassensystem? Zwei Lösungen sind im JTL-Umfeld etabliert, und sie sind technisch so unterschiedlich, dass sich daraus zwei völlig verschiedene Workflows ergeben.

JTL-POS ist die Android-App aus dem Haus JTL selbst1. Du lädst sie aus dem Play Store, installierst sie auf einem Tablet oder einem dedizierten Android-Kassenterminal, und kassierst los. Die App erfüllt die deutsche Kassensicherungsverordnung vollständig und ist für KassenSichV, TSE und DSFinV-K aus der Box vorbereitet2.

LS-POS ist kein JTL-Produkt, sondern stammt von der Firma Luwosoft, läuft auf Windows und arbeitet direkt auf der JTL-Wawi-Datenbank3. Luwosoft konzentriert sich seit 2008 ausschließlich auf die Entwicklung dieses Kassensystems und war damit lange vor JTL-POS am Markt. Die Software ist Veteran, kein Newcomer.

Beide können am Ende dasselbe: Belege in die JTL-Wawi spielen. Bei LS-POS passiert das automatisch, bei JTL-POS nur dann, wenn der Betriebsmodus ERPConnect aktiv ist. Ohne ERPConnect bleibt der Bon ausschließlich in der Kasse und schafft es nicht in die Wawi, geschweige denn nach Lexware Office. Diese Unterscheidung ist die wichtigste in diesem Beitrag.

JTL-POS und LS-POS im Vergleich

Eine knappe Gegenüberstellung der Punkte, die in der Praxis Unterschiede machen:

Plattform

JTL-POS läuft auf Android, mindestens Version 8.0 nach offizieller Anforderung4. LS-POS läuft auf Windows, von Windows 7 bis Windows 11. Wer schon Kassen-Hardware hat, weiß damit meistens, welches System überhaupt in Frage kommt. Ein Wechsel zwischen beiden bedeutet in der Regel auch einen Hardware-Wechsel.

Kosten

Bei JTL-POS ist die erste Kasse in der kostenfreien Edition JTL Start auf ein Kassengerät begrenzt, jede eingesetzte Kasse erfordert eine Lizenz von 29 € im Monat, unabhängig von der JTL-Edition5. Bei LS-POS zahlst du einmalig: die Starter-Edition mit drei Modulen plus Subscription liegt bei 299 €6. Premium-Versionen kosten mehr, dafür entfallen die laufenden Lizenzgebühren pro Kasse.

Anbindung an die Wawi

Hier liegt der wichtigste technische Unterschied. LS-POS arbeitet direkt auf der JTL-Wawi-Datenbank, also auf demselben MSSQL-Server. Es läuft als eigenständiges Programm unabhängig vom JTL-Wawi-Client, der nur einmalig auf dem Kassenrechner installiert werden muss. JTL-POS dagegen kommuniziert über einen separaten Server-Dienst und eine REST-Schnittstelle, den sogenannten POS-Server7. Mehr dazu gleich.

Mobilität

Ein Android-Gerät passt in jede Tasche. JTL-POS funktioniert auch offline und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. LS-POS ist an einen Windows-Rechner gebunden, der mit dem Wawi-SQL-Server verbunden sein muss. Wer auf Messen kassiert oder einen Pop-up-Store eröffnet, hat es mit JTL-POS leichter.

Compliance

Beide Systeme sind KassenSichV-konform, beide unterstützen TSE, beide exportieren DSFinV-K-konforme Buchungsdaten8. Der Steuerberater wird in keinem der beiden Fälle rote Ohren bekommen.

Das ist die Grundlage. Sehen wir uns an, wie ein Kassenbon tatsächlich seinen Weg zur Rechnung findet.

Der einfache Weg: LS-POS schreibt direkt in die Wawi

LS-POS hat den Vorteil, dass es sich nicht künstlich von der Wawi-Datenbank trennt. In der Datenbank der JTL-Wawi werden pro Mandant eigene POS-Tabellen erstellt. Die Tabellen der JTL-Wawi werden dabei nicht verändert. Das System schreibt also seine eigenen Datensätze und ergänzt sie um Wawi-Belege, wenn es darauf konfiguriert ist.

Die entscheidende Stelle steckt in der Konfiguration der Kasse selbst. Unter LSPOS > Programm konfigurieren > Kassenbetrieb > Belege nach dem Verkaufsvorgang lassen sich die Optionen für Kassenbon, Lieferschein und Rechnung einstellen. Wenn nach jedem Kassiervorgang eine Rechnung erstellt werden soll, ist die Option „Wawi Rechnung erstellen" auf „Immer" zu stellen. Damit wird zu jedem Bon automatisch ein Rechnungsdatensatz in der Wawi angelegt. Genau dieser Datensatz ist es, der später nach Lexware Office wandert.

Ein zweiter Punkt, der gerne übersehen wird: Die Wawi blendet diese POS-Rechnungen standardmäßig aus. Wenn Aufträge und Rechnungen zu Kassen-Bons in der Wawi unter Verkauf nicht angezeigt werden, jedoch in der Auftragsübersicht beim jeweiligen Kunden vorhanden sind, muss in der Wawi unter Admin > Globale Einstellungen > Vorgänge der Haken bei „POS Vorgänge auch in der JTL-Wawi anzeigen" gesetzt werden9. Ein Klick, der einen halben Vormittag Sucherei sparen kann.

Wer dem System Aufträge zum Bezahlen mitgibt, weil Kunden ihre online bestellten Artikel im Laden abholen, kennt vermutlich den Befehl @bezahleAuftrag oder die Kurzform @ba. Hier ist die Logik leicht anders: Bezahlte Aufträge landen unter „Bezahlte Aufträge" im Kassenbericht. Die Mehrwertsteuer ist auf dem Wawi-Auftrag aufgeführt und muss auch über die Wawi an die Buchhaltung übergeben werden. Dazu sollte für den bezahlten Auftrag eine Rechnung erstellt werden. Das geht ab Wawi-Version 1.3 sauber per Workflow10. Wer den Workflow nicht aufsetzt, hat den Bon, aber keine Rechnung, und damit auch nichts, was die Schnittstelle nach Lexware Office übertragen könnte.

So weit die Welt von LS-POS. Bei JTL-POS ist der Weg ähnlich kurz, aber die Verbindung muss man erst einmal aufbauen.

Der etwas längere Weg: ERPConnect bei JTL-POS aktivieren

JTL-POS funktioniert grundsätzlich auch als Standalone-Kasse, also ohne JTL-Wawi im Hintergrund. Wer die direkte Schnittstelle zum Onlinehandel benötigt, kann das Kassensystem schnell und einfach mit der Warenwirtschaft JTL-Wawi verbinden. Diese verbundene Betriebsart heißt ERPConnected, oder kurz ERPConnect.

Im ERPConnected-Modus passieren zwei Dinge: Artikel und Kategorien werden zentral in der Wawi gepflegt und an die Kassen übertragen, und Kassenbons wandern als Rechnungen zurück in die Wawi. Genau diesen Rückweg braucht der Lexware-Office-Workflow. Die Einrichtung läuft in fünf Etappen7.

Etappe 1: Voraussetzungen prüfen

Das Android-Gerät, auf dem JTL-POS verwendet werden soll, muss im selben Netzwerk angemeldet sein wie der JTL-Wawi-Server. Alternativ muss der JTL-Wawi-Server öffentlich erreichbar sein, wie beispielsweise bei JTL-Wawi Cloud. Dem JTL-Wawi-Server muss eine statische, feste IP-Adresse zugeordnet sein. Die IP darf nicht 127.0.0.1 (localhost) sein. Klingt selbstverständlich, ist es in vielen kleinen Netzwerken aber nicht. Im DHCP-Pool reicht das nicht; die Wawi-Maschine braucht eine feste Adresse.

Etappe 2: Firewall öffnen

JTL-POS spricht über TCP mit dem POS-Server. In den meisten Fällen kann der Port 443 für die eingehende und die ausgehende Regel verwendet werden. Wer einen Server bei ecomDATA betreibt, nimmt stattdessen Port 50443, der dort standardmäßig freigegeben ist. Zwei Firewall-Regeln müssen rein: eingehend und ausgehend. Bei Windows Defender mit Admin-Rechten erledigt das JTL-Wawi automatisch, sonst manuell über die erweiterte Firewall-Konfiguration.

Etappe 3: JTL-Wawi für POS-Belege scharfschalten

Damit Belege aus der Kasse überhaupt im Verkauf der Wawi auftauchen, muss eine globale Einstellung gesetzt werden. Im Menü Admin > Globale Einstellungen wird die Registerkarte Vorgänge geöffnet. Im Bereich Aufträge/Rechnungen wird die Checkbox „Vorgänge aus externen Kassensystemen in JTL-Wawi anzeigen" aktiviert. Danach speichern und die Wawi einmal neu starten, sonst greift die Änderung nicht.

Das ist derselbe Schalter, der auch bei LS-POS gebraucht wird. Wer beide Systeme parallel einsetzt, hat das also einmal erledigt.

Etappe 4: POS-Server im JTL-Administrator anlegen

Jetzt kommt der Schritt, der die meisten verwirrt. JTL-POS kommuniziert nicht direkt mit der Wawi, sondern mit einem separaten Server-Prozess, der vom JTL-Administrator verwaltet wird. Im JTL-Administrator wird über die Schaltfläche Anlegen aus dem Dropdown-Menü die Option Pos-Server gewählt.

Im Einrichtungsdialog sind vier Felder wichtig:

  • Instanzname: frei wählbar, dient nur der Wiedererkennung in der Liste
  • Mandant: der Wawi-Mandant, für den der Server arbeitet (meistens „eB-Standard")
  • Schnittstelle: die lokale IP-Adresse des Wawi-Servers, also etwa 192.168.0.5, nicht localhost oder 0.0.0.0
  • Port: derselbe Port, den du in der Firewall freigegeben hast

Dann auf „Zertifikat erzeugen". Im Gegensatz zu eventuell bereits vorhandenen Zertifikaten ist ein neues Zertifikat unbegrenzt gültig. Praktisch. Wenn der POS-Server beim Hochfahren des Rechners automatisch starten soll, aktivierst du die Checkbox „Als Dienst anlegen". Sonst läuft er nur, solange ein Benutzer eingeloggt ist.

Speichern und im Reiter „Dienste" die neu angelegte Instanz starten. Wenn das ohne Fehlermeldung läuft, ist die halbe Miete drin.

Etappe 5: Kasse in der Wawi anbinden und in der App registrieren

Auf der Wawi-Seite geht es weiter über Plattformen > Verkaufskanäle. Dort einen neuen Eintrag anlegen und im Dropdown „Verkaufskanal" die Option „Filiale - JTL-POS" wählen. Die Filialdaten ausfüllen (Name, Adresse, etc.), dann auf „Kasse anbinden" klicken. Es öffnet sich ein Dialog mit drei Werten: IP-Adresse, Port und Autorisierungscode.

Diese drei Werte trägst du anschließend in der JTL-POS-App ein. Im Menü Einstellungen > JTL-Wawi den Bearbeitungsmodus aktivieren, indem du auf das Stift-Symbol tippst, und die Verbindungsdaten in die Felder IP-Adresse JTL-Wawi-Server, Port des JTL-Wawi-Servers und Autorisierungscode eintragen. Tippe auf die Schaltfläche Verbindung herstellen. Klappt das, erscheint in der Wawi die Meldung „Die Kasse wurde erfolgreich angebunden". Speichern, fertig.

Ab diesem Moment landet jeder Bon, den du auf der Kasse abschließt, als Rechnung im Verkaufsbereich der JTL-Wawi. Und damit sind wir genau dort, wo wir hinwollten.

Von der Wawi nach Lexware Office

Sobald eine Rechnung in der Wawi liegt, ist es egal, ob sie aus dem Onlineshop, von Amazon, eBay, aus einer manuellen Eingabe oder eben aus der Kasse stammt. Die Schnittstelle von intercon-systems behandelt alle Rechnungen gleich. Sie liest die Belege aus der Wawi, prüft sie, rechnet Steuersummen auf die Spaltenmethode um, die Lexware Office verlangt, und übergibt sie an die API.

In Lexware Office tauchen die Belege dann mit Belegbild als PDF auf, importiert mit den korrekten Steuersätzen, dem hinterlegten Kunden und der ursprünglichen Belegnummer. Was die Schnittstelle zusätzlich übergibt, ist die Zahlungsart aus dem Wawi-Beleg, also etwa „Kasse" oder „Kartenzahlung". Die Zahlung selbst überträgt sie nicht. Ob, wann und wie der Beleg bezahlt wurde, klärt sich erst beim Abgleich in Lexware Office.

Hier muss man kurz nach Zahlart unterscheiden, weil das später für die Buchhaltung relevant wird:

Kartenzahlungen wandern vom Payment-Provider, also etwa SumUp, Adyen oder Verifone, zeitversetzt aufs Bankkonto. Dort tauchen sie im Lexware-Office-Banking auf und können mit den importierten Rechnungen abgeglichen werden. Standardprozess. Tut, was es soll.

Barzahlungen sind die Stelle, an der der Workflow eine Lücke hat. Die Rechnung selbst ist in Lexware Office angekommen, mit dem korrekten Steuerausweis und allem, was zur Umsatzsteuermeldung gehört. Aber der Cent, der bar gezahlt wurde, ist nirgendwo im Buchhaltungs-System sichtbar. Genau hier kommt die Lexware-Office-Kasse ins Spiel. Und genau hier endet die Automatisierung.

Die manuelle Restarbeit: Bargeld im Kassenbuch

Die Kasse in Lexware Office ist ein reines elektronisches Kassenbuch. Sie dient dazu, Bargeldbewegungen für die Buchhaltung zu dokumentieren, ähnlich einer Portokasse. Sie ist kein Ersatz für eine Registrierkasse im Ladengeschäft11.

Lass das einen Moment sacken. Wer einen produktiven JTL-POS- oder LS-POS-Betrieb hat, also eine richtige Registrierkasse mit TSE, hat in Lexware Office trotzdem nur ein Buchhaltungskonto namens „Kasse". Das eine ersetzt das andere nicht. Beides existiert parallel.

Und es gibt eine Einschränkung, die man unbedingt kennen sollte: Der nachträgliche Import von Daten in die Lexware Office Kasse via CSV-Datei ist technisch nicht möglich. Um Geschäftsvorfälle korrekt abzubilden, müssen sie manuell direkt im Kassenbuch erfasst werden oder über die Zahlart „Kasse", wenn Belege für die Barzahlungen vorliegen12.

Das heißt konkret: Über die intercon-systems-Schnittstelle wandert die Rechnung mit der Zahlungsart „Kasse" nach Lexware Office. Was die Schnittstelle nicht überträgt, ist die Bargeldbewegung selbst. Der Geldfluss in der Kasse, also „heute kamen 250 € bar rein, 80 € wurden für Briefmarken bar entnommen, 100 € sind als Wechselgeld in der Schublade geblieben", muss separat im Kassenbuch von Lexware Office abgebildet werden.

In der Praxis sieht das meistens so aus, dass am Ende des Tages der Tagesabschluss aus JTL-POS oder LS-POS gezogen wird, und die Bargeldsumme als ein einziger Eintrag ins Lexware-Office-Kassenbuch wandert. Wer Bargeld zur Bank bringt, erfasst das als Bargeldtransfer13. Beim Geldtransit zwischen geschäftlich genutzten Bankkonten handelt es sich niemals um die Buchhaltungs-Kategorien Privatentnahmen oder Privateinlagen14. Wer das verwechselt, hat später eine Schieflage in der Auswertung.

Ist das schön? Nein. Ist das ein Showstopper? Auch nicht. Der Aufwand für einen Tagesabschluss-Eintrag im Kassenbuch sind zwei bis drei Minuten pro Tag. Verglichen mit dem Aufwand, alle Verkäufe einzeln abzutippen, ist das immer noch eine massive Erleichterung. Aber es ist eben nicht null.

Was du jetzt tun kannst

Wenn du gerade vor der Wahl stehst oder die Einrichtung sauber aufsetzen willst, ein paar Schritte in der Reihenfolge, in der sie am meisten Reibung sparen:

  • Kassensystem nach Hardware wählen. Vorhandene Windows-Hardware spricht für LS-POS, neuer Aufbau auf Tablets spricht für JTL-POS. Der Wechsel zwischen beiden ist teuer, also einmal richtig entscheiden.
  • In der Wawi den POS-Vorgangs-Schalter aktivieren. Admin > Globale Einstellungen > Vorgänge > „Vorgänge aus externen Kassensystemen in JTL-Wawi anzeigen". Wawi neu starten. Beide Kassensysteme brauchen das.
  • Bei LS-POS: Wawi-Rechnungserstellung aktivieren. LSPOS > Programm konfigurieren > Kassenbetrieb > „Wawi Rechnung erstellen" auf „Immer". Ohne diesen Haken gibt es keine Rechnung, und ohne Rechnung gibt es nichts zu übertragen.
  • Bei JTL-POS: Statische IP und Firewall sauber aufsetzen. Die häufigsten Verbindungsabbrüche kommen aus DHCP-Wechseln des Wawi-Servers oder aus halbherzig konfigurierten Firewalls. Lieber einmal sauber, statt drei Wochen später debuggen.
  • Tagesabschluss-Routine etablieren. Ein fester Punkt nach Geschäftsschluss: Z-Bon ziehen, Bargeldsumme im Lexware-Office-Kassenbuch erfassen, gegebenenfalls Bargeldtransfer zur Bank dokumentieren. Wer das in den Ablauf einbaut, vermisst die Automatik nicht mehr.

Sobald die Wawi sauber konfiguriert ist, übernimmt intercon-systems den Rest. Rechnungen aus JTL-POS oder LS-POS wandern wie alle anderen Wawi-Rechnungen automatisch nach Lexware Office, mit Belegbild, korrekten Steuersätzen und der hinterlegten Zahlungsinformation. Was bleibt, ist die kleine, ehrliche Restarbeit im Kassenbuch von Lexware Office. Die schenkt einem keine Software, weil Lexware Office an dieser Stelle kein POS-System sein will.

Über den Autor

Henning Schröder ist Gründer und Entwickler von intercon-systems und seit über einem Jahrzehnt auf REST-API-Integrationen, Backend-Entwicklung und E-Commerce-Schnittstellen spezialisiert. intercon-systems ist zertifizierter Lexware Technologie-Partner und betreibt eine produktiv eingesetzte JTL-Wawi-Schnittstelle zu Lexware Office.

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Häufige Fragen

Brauche ich für JTL-POS zwingend JTL-Wawi?

Nein. JTL-POS funktioniert auch als Standalone-Kasse, dann ohne Anbindung an Wawi und damit ohne den hier beschriebenen Workflow. Für den Import nach Lexware Office über die Wawi muss ERPConnect aktiviert sein.

Was bedeutet ERPConnect bei JTL-POS?

Es ist der Betriebsmodus, in dem JTL-POS mit JTL-Wawi gekoppelt ist. Artikel und Kategorien werden zentral in der Wawi gepflegt, Kassenbons werden als Rechnungen in die Wawi zurückgespielt. Erst dieser Modus erlaubt den Weiterversand nach Lexware Office.

Warum sehe ich meine Kassen-Rechnungen nicht in der Wawi?

Die Wawi blendet POS-Belege standardmäßig aus. Setze unter Admin > Globale Einstellungen > Vorgänge den Haken bei „Vorgänge aus externen Kassensystemen in JTL-Wawi anzeigen" und starte die Wawi neu.

Kann Lexware Office Tagesabschlüsse aus JTL-POS oder LS-POS automatisch importieren?

Nicht direkt. Die Lexware-Office-Kasse ist ein elektronisches Kassenbuch und akzeptiert keinen CSV-Import. Tagesabschluss-Buchungen für Bargeld werden manuell erfasst. Rechnungen aus JTL-POS oder LS-POS wandern dagegen vollautomatisch über intercon-systems nach Lexware Office.

Wie behandle ich Kartenzahlungen im Workflow?

Die Rechnung kommt über intercon-systems in Lexware Office an, der Zahlungseingang vom Payment-Provider erscheint zeitversetzt auf dem Bankkonto. Beides wird im Banking-Bereich von Lexware Office abgeglichen wie jede andere Zahlung auch.

Quellen und Fundstellen

Damit du das alles auch nachprüfen kannst, ohne mir glauben zu müssen:

JTL-POS Primärquellen

LS-POS Primärquellen

Lexware Office Primärquellen

Rechtliche Grundlagen

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Frage, wie Tagesabschlüsse aus deiner spezifischen Kasse korrekt in Lexware Office abzubilden sind, kläre die konkrete Konstellation mit deinem Steuerberater.

Zuletzt aktualisiert am: 16.05.2026

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