E-Rechnung: Das Problem ist nicht der Versand, sondern dein Posteingang

Zwei Formate, die dasselbe meinen

Und genau da wird es unangenehm. Was im Posteingang landet, sieht nämlich nicht immer aus wie eine Rechnung. Es gibt zwei Formate, die du auseinanderhalten solltest, auch wenn sie am Ende auf dasselbe hinauslaufen.

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnest du sie mit einem Doppelklick, starrst du auf Tags und spitze Klammern, nicht auf eine Rechnung. Für den Menschen unlesbar, für die Maschine ideal.

ZUGFeRD geht den umgekehrten Weg. Es ist ein ganz normales PDF, in das die strukturierten Daten unsichtbar eingebettet sind. Sieht aus wie die PDF-Rechnung, die du seit Jahren bekommst, ist aber gleichzeitig eine vollwertige E-Rechnung.

Beide erfüllen denselben europäischen Datenkern, die Norm EN 169314. Inhaltlich sind sie gleichwertig. Der Unterschied ist die Verpackung. Und die Falle steckt im zweiten Format: Eine ZUGFeRD-Rechnung wird im Alltag gern für eine gewöhnliche PDF gehalten und brav von Hand abgetippt, obwohl alle Daten längst sauber strukturiert mitgeliefert wurden. Du machst dir Arbeit, die schon erledigt war.

Drei Handgriffe, die zur Fleißarbeit werden

Womit wir beim eigentlichen Punkt wären. Drei Dinge musst du mit jeder eingehenden Rechnung tun: lesbar machen, korrekt verbuchen, revisionssicher archivieren. Klingt nach drei Handgriffen. Wird aber zur Fleißarbeit, sobald der erste Lieferant auf XRechnung umstellt, der nächste auf ZUGFeRD, und ein dritter dir eine Version schickt, von der du noch nie gehört hast.

Hier wird es entspannt, wenn du Lexware Office nutzt. Lexware Office kommt mit allen gängigen Formaten klar, XRechnung, ZUGFeRD, die verschiedenen Versionen6. Du musst dir nicht überlegen, wie du welche Datei aufbekommst oder ob dein Programm die Syntax versteht. Du importierst die Rechnung, Lexware Office liest sie aus, zeigt sie lesbar an und legt sie ab. Die Frage nach dem Format stellt sich für dich gar nicht mehr. Und wenn du deine Bank in Lexware Office angebunden hast, begleichst du die Rechnung gleich von dort, ohne den Umweg übers Onlinebanking.

Bleibt der eine Schritt, der trotzdem nervt: die Datei aus der Mail kramen, herunterladen, in Lexware Office hochladen. Bei einer Rechnung pro Woche egal. Bei zwanzig nicht mehr. Genau diesen Schritt nimmt dir die E-Mail-Schnittstelle von intercon-systems ab. Du leitest die Mail samt Anhang einfach an deine Import-Adresse weiter, den Rest erledigt die Schnittstelle: Sie zieht den Anhang heraus und übergibt ihn an Lexware Office. Kein Download, kein manueller Upload, kein Hin und Her zwischen zwei Fenstern. Über eine Whitelist legst du fest, von welchen Absendern automatisch importiert wird, damit nicht jeder Newsletter im Buchhaltungsstapel landet.

Damit ist die Kette geschlossen. Mail rein, weiterleiten, fertig. Lexware Office kümmert sich ums Format, du kümmerst dich ums Bezahlen, und das auch nur mit einem Klick.

Weniger Steuerfrage, mehr Organisationsfrage

Eigentlich ist die ganze E-Rechnung weniger eine Steuerfrage als eine Frage der Organisation. Die Pflicht klingt nach Bürokratie, das Problem dahinter ist banal: Wie kommt eine Datei aus einer Mail in deine Buchhaltung, ohne dass du sie dreimal anfasst? Wer das einmal sauber löst, merkt vom nächsten Format-Wechsel der KoSIT ungefähr nichts. Und das ist, ehrlich gesagt, das angenehmste Verhältnis, das man zu einer gesetzlichen Pflicht haben kann.